Dokumentacja Contrata

Contrata wspiera zespoły HR, finansów i operacji w prowadzeniu rozliczeń z kontrahentami: przechowuje dane osób współpracujących, planuje harmonogramy wypłat, generuje dokumenty księgowe (faktury, rachunki) oraz ewidencję czasu pracy w PDF, a także umożliwia eksport przelewów do banku.

1. 1

   Załóż konto i zaloguj się

   Zarejestruj się e-mailem lub przez Google. Rejestrując się, akceptujesz Politykę prywatności i Regulamin Contrata. Po pierwszym logowaniu system utworzy organizację (jeśli nie dołączasz przez zaproszenie) i rozpocznie okres próbny subskrypcji.

2. 2

   Przejdź onboarding (3 kroki)

   • Krok 1 — dane firmy: nazwa, adres, NIP
   • Krok 2 — opcjonalne zaproszenia zespołu (administrator / manager)
   • Krok 3 — pierwsi kontrahenci i stanowiska
3. 3

   Skonfiguruj organizację

   W Ustawienia → Firma ustaw liczbę terminów wypłat w każdym okresie rozliczeniowym (2–4), waluty wypłat i konta bankowe organizacji. W Stanowiska dodaj role przypisywane kontrahentom.

4. 4

   Dodaj kontrahentów

   W module Kontrahenci wprowadź dane umowy (B2B lub UoD), kwotę miesięczną, datę startu rozliczeń (do 30 dni od dziś), walutę, dane rozliczeniowe i numer konta. Dla UoD możesz dodatkowo ustawić opcjonalne potrącenia oraz ulgę podatkową (wpływają na rozliczenie w rachunku PDF). Dla B2B podaj też e-mail — kontrahent może otrzymać zaproszenie do portalu. Możesz zaimportować listę z CSV (Ustawienia → Import).

5. 5

   Obserwuj kalendarz i dokumenty

   System zaplanuje wypłaty na 3 okresy rozliczeniowe od daty startu. W dniu każdego terminu automatycznie powstaną faktura/rachunek oraz ewidencja pracy — sprawdzisz je w odpowiednich modułach panelu.

Moduł Kontrahenci (/dashboard/pracownicy) to punkt startowy w większości pracy. Tu dodajesz, edytujesz i dezaktywujesz osoby objęte rozliczeniami.

Dane kontrahenta obejmują:

• Imię i nazwisko, e-mail, adres
• Typ umowy: B2B (faktura) lub UoD (rachunek)
• Stanowisko, kwota miesięczna (brutto/netto), waluta
• Start rozliczeń — data, od której liczą się okresy rozliczeniowe i planowane wypłaty (wybór z listy: dziś do 30 dni do przodu)
• NIP, numer konta bankowego (IBAN)
• Prefiks numeracji dokumentów
• Status aktywny / nieaktywny
• Portal B2B — ikona przy imieniu: brak konta / zaproszenie wysłane / konto aktywne (tylko umowa B2B z adresem e-mail)
• Źródło ewidencji — ikona integracji w tabeli (Jira, Asana, Toggl itd.) po mapowaniu w modalu kontrahenta
• Mapowanie użytkownika integracji w sekcji Ewidencja pracy modalu
• UoD — potrącenia (opcjonalnie): miesięczna kwota odejmowana od wynagrodzenia netto w rachunku; przy kilku wypłatach w okresie rozłożona proporcjonalnie
• UoD — ulga podatkowa (opcjonalnie): Brak, Ulga pojedyncza (−300 zł od zaliczki PIT), Ulga podwójna (−600 zł), ½ ulgi (−150 zł), ⅓ ulgi (−100 zł). Limit miesięczny jest w PLN. Przy wypłatach w obcej walucie rachunek pokazuje kwoty planowe (kurs z dnia przed datą rachunku); ostateczne rozliczenie — kurs NBP i ulga z dnia faktycznej wypłaty przy eksporcie do banku (SEPA) i oznaczeniu jako opłacone. Niewykorzystana część limitu przechodzi na kolejne opłacone wypłaty w tym samym okresie.

Z menu wiersza kontrahenta możesz zakończyć współpracę — wskaż datę końca i (opcjonalnie) kwotę ostatniego okresu rozliczeniowego. Kontrahent staje się nieaktywny, a nowe harmonogramy nie są planowane po tej dacie.

Kontrahenci nieaktywni nie wchodzą w nowe harmonogramy wypłat. Liczba aktywnych kontrahentów może wpływać na rozmiar subskrypcji zgodnie z cennikiem. Zmiana typu umowy UoD → B2B (z e-mailem) uruchamia zaproszenie do portalu; B2B → UoD odłącza konto portalu.

Kalendarz pokazuje zaplanowane terminy i kwoty wypłat dla aktywnych kontrahentów. Planowanie opiera się na okresach rozliczeniowych od daty startu kontrahenta (pole Start rozliczeń w modalu), a nie na kalendarzowych miesiącach.

• System utrzymuje harmonogram na 3 pełne okresy do przodu (np. start 3 VI → wypłaty w okresach do ok. 2 IX)
• W każdym okresie suma wypłat = kwota miesięczna kontrahenta; liczba terminów w okresie wynika z ustawień firmy (2–4)
• Widok miesiąca — kliknij dzień, aby zobaczyć listę wypłat tego dnia (w tym okresy rozliczeniowe nachodzące na dany miesiąc kalendarzowy)
• Widok listy — chronologiczny przegląd wszystkich terminów w wybranym miesiącu kalendarzowym (tabela)
• Widok kart — wypłaty pogrupowane po kontrahencie z sumą miesięczną i kompaktową osią terminów; kliknij punkt na osi, aby zobaczyć szczegóły
• Status Zaplanowana — termin w przyszłości, dokumenty jeszcze nie wygenerowane
• Po wygenerowaniu dokumentów status przechodzi w zrealizowaną / wysłaną wypłatę
• Wypłaty jednorazowe — premie i dodatki poza harmonogramem okresowym (przycisk Wypłata jednorazowa w kalendarzu); po zapisaniu od razu powstają dokumenty (faktura/rachunek, ewidencja lub protokół)

W dniu terminu wypłaty system automatycznie tworzy fakturę lub rachunek oraz ewidencję pracy. Przed datą startu rozliczeń w kalendarzu nie ma zaplanowanych wypłat. Szczegóły dokumentów — w modułach Faktury i Ewidencja pracy.

Ewidencja to dokument PDF powstający automatycznie razem z fakturą lub rachunkiem dla danego terminu wypłaty kontrahenta.

• Treść (zadania, godziny, kod projektu) wynika z ustawień kontrahenta, stanowiska oraz okresu rozliczeniowego przypisanego do danego terminu wypłaty (od daty startu kontrahenta, nie od 1. dnia miesiąca kalendarzowego)
• Przy mapowaniu integracji (Jira, Asana, Toggl, Teamwork, Trello, ClickUp) dane pochodzą z wybranego narzędzia; bez mapowania — ewidencja syntetyczna
• Filtruj po miesiącu i kontrahencie, podglądaj PDF, pobieraj pojedynczo lub paczką ZIP
• Możesz oznaczać dokumenty jako pobrane

Moduł gromadzi wygenerowane faktury (B2B) i rachunki (UoD). Typ dokumentu wynika z umowy kontrahenta.

• Numeracja, kwota i waluta pochodzą z danych kontrahenta oraz reguł organizacji (liczba terminów wypłat w okresie rozliczeniowym 2–4, podział kwoty miesięcznej między terminy)
• Dokument powstaje w dniu terminu wypłaty z harmonogramu — nie tworzysz go ręcznie
• Filtruj po miesiącu i kontrahencie, wyszukuj po nazwie lub numerze
• Podgląd PDF, pobieranie pojedyncze lub ZIP zaznaczonych dokumentów
• Dla UoD przy każdej wypłacie generowany jest też protokół odbioru dzieła (osobny PDF do pobrania z listy faktur/rachunków lub z kalendarza)

W menu Umowy znajdziesz kilka powiązanych modułów. Sekcja archiwum (lista podpisanych umów) służy do przechowywania PDF-ów powiązanych z kontrahentami.

• Prześlij plik PDF powiązany z konkretnym kontrahentem
• Podgląd i pobieranie umów z poziomu listy
• Powiązane moduły: Szablony, Generator, Podpisy, Analiza umów
• Umowy są dostępne także przez API (read:signed-contracts)

Moduł Szablony (/dashboard/umowy/szablony) pozwala zapisywać domyślne ustawienia umów (przedmiot, terminy płatności, NDA, cesja praw autorskich, miejsce pracy, podwykonawstwo) i uruchamiać z nich generator.

• Szablony wbudowane Contrata oraz własne szablony organizacji
• Uruchomienie generatora z wybranego szablonu i opcjonalnym kontrahentem
• Dostępne w planie Enterprise (oraz w aktywnym okresie próbnym)

Generator (/dashboard/umowy/generator) prowadzi przez kreator: dane stron, przedmiot, wynagrodzenie i klauzule. Wynikiem jest PDF, który możesz pobrać lub przekazać dalej do Podpisów.

• Prefill z danych organizacji i wybranego kontrahenta
• Start ze szablonu (?templateId=…)
• Moduł w panelu — plan Enterprise (oraz trial)

Moduł Podpisy (/dashboard/umowy/podpisy) obsługuje obieg podpisu elektronicznego (AES): tworzenie koperty z PDF, kolejność podpisujących, rozmieszczenie pól na stronach, wysyłkę e-mail z linkiem publicznym (/podpis/…), przypomnienia oraz certyfikat po zakończeniu.

1. 1

   Utwórz kopertę

   Prześlij PDF (upload, generator lub dokument z ewidencji/faktur) i dodaj podpisujących z adresami e-mail.

2. 2

   Rozmieść pola

   Na podglądzie PDF ustaw pola podpisu / inicjałów / daty dla każdego podpisującego.

3. 3

   Wyślij i śledź status

   System wysyła prośbę do aktualnego podpisującego w kolejce. Po zakończeniu obiegu wszyscy otrzymują podpisany PDF i certyfikat.

Wysyłka i zarządzanie podpisami — plan Enterprise (oraz aktywny okres próbny).

Moduł Analiza umów (/dashboard/umowy/analiza) uruchamia analizę klauzul umowy (LLM): wskazuje sformułowania zwiększające ryzyko uznania stosunku pracy, priorytetyzuje alerty i porównuje treść z danymi kontrahenta / ewidencją.

• Dostępna we wszystkich planach przy aktywnej subskrypcji lub w okresie próbnym
• Wyniki agregowane także w module Ryzyko PIP
• Analiza dotyczy aktualnej umowy kontrahenta

Archiwum zbiera historyczne dokumenty rozliczeniowe oraz umowy, ułatwiając wyszukiwanie starszych plików bez przechodzenia przez bieżące widoki operacyjne.

Moduł Ryzyko PIP pokazuje m.in. aktywnych kontrahentów bez aktualnej umowy oraz rachunki UoD bez protokołu odbioru. Przy aktywnej subskrypcji (lub w okresie próbnym) agreguje też wyniki analizy klauzul z modułu Analiza umów.

Moduł Kontrola PIP pomaga przygotować zestaw materiałów wymaganych podczas kontroli PIP: manifesty dokumentów, ewidencje, umowy i powiązane pliki dla wybranych kontrahentów i okresów.

Moduł PIT-11 agreguje rachunki UoD za wybrany rok (przychód, KUP 50%, dochód, zaliczki) w podziale na miesiące. Dla miesięcy bez rachunków możesz wpisać kwoty ręcznie. Pobierz tabelę CSV do zewnętrznego programu PIT i wyślij deklarację do US stamtąd. Contrata nie wysyła PIT-11 do urzędu skarbowego.

Zakładka Ustawienia ma układ pionowych kart:

Subskrypcja Contrata jest rozliczana przez Stripe. Administrator wybiera plan (Team, Business, Enterprise) i interwał (miesięczny / roczny). Liczba aktywnych kontrahentów wpływa na liczbę płatnych miejsc (seats).

Macierz funkcji (skrót):

• Wszystkie plany — faktury/rachunki/ewidencja, kalendarz wypłat, eksport i archiwum PIP, import CSV, zespół, analiza ryzyka PIP w umowach
• Business i Enterprise — wyłączenie brandingu Contrata na PDF
• Enterprise — szablony umów, generator umów, wysyłka e-podpisów, PIT-11 (UoD)

• Status subskrypcji i szacowany abonament — w Ustawienia → Płatności
• Portal klienta Stripe — faktury abonamentu, metoda płatności, historia
• Okres próbny — uprawnienia jak w planie Enterprise do momentu aktywacji płatnego planu
• Po anulowaniu subskrypcji lub zakończeniu trialu bez płatnego planu dane organizacji są automatycznie usuwane po 30 dniach (szczegóły w sekcji RODO)
• Przy problemach z płatnością skontaktuj się z administratorem organizacji

W Profilu każdy użytkownik może włączyć 2FA przez SMS(Firebase). Wymagany jest potwierdzony e-mail oraz skonfigurowane SMS MFA w projekcie Firebase.

Administrator w Ustawienia → Bezpieczeństwo ustawia politykę organizacji:

• Opcjonalne — każdy decyduje sam
• Wymagane dla wszystkich — brak 2FA blokuje dostęp do panelu (Profil pozostaje dostępny)

Przy logowaniu hasłem lub Google, jeśli konto ma 2FA, po pierwszym składniku pojawia się krok z kodem SMS. Status 2FA członków widoczny jest na liście zespołu (administrator).

Integracje konfigurujesz w Ustawienia → Integracje (administrator lub manager). Mapowanie kontrahenta → użytkownik narzędzia w modalu kontrahenta, sekcja Ewidencja pracy. Każdy kontrahent ma jedno źródło danych. Odłączenie integracji czyści mapowania.

Portal działa pod adresem kontrahenci.contrata.pl (osobne konto użytkownika — nie loguj się tam kontem organizacji). Dotyczy wyłącznie kontrahentów z umową B2B i adresem e-mail.

1. 1

   Zaproszenie (perspektywa organizacji)

   • Dodaj kontrahenta B2B z poprawnym e-mailem — po zapisie system wysyła zaproszenie (link ważny 30 dni)
   • W liście kontrahentów ikona przy imieniu: brak konta / oczekujące / aktywne
   • Możesz ponownie wysłać zaproszenie lub odłączyć konto z modułu kontrahentów
2. 2

   Aktywacja konta (perspektywa kontrahenta)

   • Kliknij link z e-maila → ustaw hasło na stronie akceptacji zaproszenia
   • Zaloguj się na portalu (e-mail + hasło lub Google, jeśli dostępne)
   • Jeśli masz już konto kontrahenta u innego pracodawcy, ten sam login może obsłużyć wiele organizacji
3. 3

   Co kontrahent widzi w portalu

   • Faktury — lista i pobieranie PDF faktur B2B
   • Ewidencja pracy — PDF ewidencji za okresy wypłat
   • Kalendarz wypłat — zaplanowane terminy i kwoty
   • KSeF — podłączenie tokenu i wysyłka faktur (osobna sekcja poniżej)
   • Profil — zmiana hasła i danych konta
4. 4

   E-maile automatyczne

   • Zaproszenie do portalu (nowe konto)
   • Powiadomienie o dołączeniu do organizacji (istniejące konto)
   • Po wygenerowaniu wypłaty: linki do PDF faktury/rachunku i ewidencji + link do portalu

Integracja KSeF jest dostępna wyłącznie w portalu kontrahenta (kontrahenci.contrata.pl). Organizacja nie konfiguruje KSeF w swoim panelu — kontrahent B2B podłącza własny token MCU i wysyła faktury wygenerowane przez Contrata.

1. 1

   Wygeneruj token w MCU

   Zaloguj się w KSeF (ap.ksef.mf.gov.pl) → Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) → sekcja KSeF → zakładka Tokeny → Generuj token → przy tworzeniu wybierz uprawnienie Wystawianie faktur dla NIP, którym wystawiasz faktury B2B.

2. 2

   Podłącz w portalu Contrata

   • Portal → KSeF
   • Podaj NIP (10 cyfr), wklej token, wybierz środowisko test, demo lub prod
   • Token jest przechowywany zaszyfrowany — po zapisie nie jest ponownie wyświetlany
3. 3

   Wyślij fakturę

   • Portal → Faktury → przy fakturze bez numeru KSeF użyj akcji wysyłki
   • Po sukcesie faktura otrzymuje numer KSeF; w PDF może pojawić się kod QR
   • Token działa tylko w wybranym środowisku (test / demo / prod)

Administrator zarządza danymi organizacji w Ustawienia → Konto. Sekcja Usuwanie danych (RODO) dotyczy wszystkich danych: kontrahentów, PDF, integracji, kluczy API i ustawień.

Contrata udostępnia API v1 pod adresem /api/v1/…. Endpointy wymagają klucza API z odpowiednim zakresem uprawnień. Klucze tworzy administrator w Ustawienia → API (maksymalnie 10 kluczy na organizację).

Dostępne zakresy (scopes):

• read:organization
• read:employees
• read:schedules
• read:documents
• read:signed-contracts
• write:payouts
• manage:webhooks

Każde żądanie do API v1 musi zawierać nagłówek Authorization z tokenem Bearer:

Authorization: Bearer ctr_live_xxxxxxxxxxxxxxxx

Odpowiedzi błędów:

• 401 — brak lub nieprawidłowy klucz
• 403 — klucz nie ma wymaganego scope
• 404 — zasób nie istnieje
• 400 — nieprawidłowe parametry żądania

Typy dokumentów (type): faktura, rachunek, ewidencja, protokol_odbioru (tylko UoD). Daty w formacie YYYY-MM-DD.

Webhooki pozwalają otrzymywać powiadomienia HTTP o zdarzeniach w organizacji. Subskrypcja wymaga scope manage:webhooks. Maksymalnie 20 aktywnych webhooków na organizację.

Obsługiwane zdarzenia:

• document.created — utworzono nowy dokument PDF
• payout.generated — wygenerowano dokumenty wypłaty

Subskrypcja:

POST /api/v1/webhooks/subscribeAuthorization: Bearer ctr_live_…Content-Type: application/json{  "targetUrl": "https://hooks.example.com/contrata",  "events": ["payout.generated", "document.created"]}→ { "id": "hookId", "secret": "hex-secret" }

Payload wysyłany jest metodą POST na targetUrl. Podpis HMAC-SHA256 (nagłówek z sekretem webhooka) pozwala zweryfikować autentyczność żądania.

1. Pobierz listę aktywnych kontrahentów

curl -s -H "Authorization: Bearer $CONTRATA_API_KEY" \  "https://twoja-domena.pl/api/v1/employees"

2. Harmonogram wypłat za maj 2026

curl -s -H "Authorization: Bearer $CONTRATA_API_KEY" \  "https://twoja-domena.pl/api/v1/schedules?year=2026&month=5"

3. Wygeneruj dokumenty wypłaty w danym terminie

curl -s -X POST \  -H "Authorization: Bearer $CONTRATA_API_KEY" \  -H "Content-Type: application/json" \  -d '{"employeeId":"abc123","date":"2026-05-15"}' \  "https://twoja-domena.pl/api/v1/payouts/materialize"→ { "scheduleId": "…", "documentIds": ["…"], "skipped": false }

4. Pobierz faktury kontrahenta

curl -s -H "Authorization: Bearer $CONTRATA_API_KEY" \  "https://twoja-domena.pl/api/v1/documents?employeeId=abc123&type=faktura&limit=50"

Formularz jest dostępny wyłącznie dla zalogowanych użytkowników Contrata. Po wysłaniu zgłoszenia otrzymasz potwierdzenie na swój adres e-mail, a zespół wsparcia odpowie w tej samej wątku korespondencji.