Dokumentacja Contrata

Contrata wspiera zespoły HR, finansów i operacji w prowadzeniu rozliczeń z kontrahentami: przechowuje dane osób współpracujących, planuje harmonogramy wypłat, generuje dokumenty księgowe (faktury, rachunki) oraz ewidencję czasu pracy w PDF, a także umożliwia eksport przelewów do banku.

1. 1

   Załóż konto i zaloguj się

   Zarejestruj się e-mailem lub przez Google. Rejestrując się, akceptujesz Politykę prywatności i Regulamin Contrata. Po pierwszym logowaniu system utworzy organizację (jeśli nie dołączasz przez zaproszenie) i rozpocznie 30-dniowy okres próbny z funkcjami planu Enterprise.

2. 2

   Przejdź onboarding (3 kroki)

   • Krok 1 — dane firmy: nazwa, adres, NIP
   • Krok 2 — opcjonalne zaproszenia zespołu (administrator / manager)
   • Krok 3 — pierwsi kontrahenci i stanowiska
3. 3

   Skonfiguruj organizację

   W Ustawienia → Firma ustaw liczbę terminów wypłat w każdym okresie rozliczeniowym (2–4), waluty wypłat i konta bankowe organizacji. W Stanowiska dodaj role przypisywane kontrahentom.

4. 4

   Dodaj kontrahentów

   W module Kontrahenci wprowadź dane umowy (B2B lub UoD), kwotę miesięczną, datę startu rozliczeń (do 30 dni od dziś), walutę, dane rozliczeniowe i numer konta. Dla UoD podaj PESEL (do PIT-11) oraz opcjonalne potrącenia i ulgę podatkową (wpływają na rozliczenie w rachunku PDF). Dla B2B wybierz VAT albo zwolnienie i podaj e-mail — kontrahent może otrzymać zaproszenie do portalu. Możesz zaimportować listę z CSV (Ustawienia → Import).

5. 5

   Obserwuj kalendarz i dokumenty

   System zaplanuje wypłaty na 3 okresy rozliczeniowe od daty startu. W dniu każdego terminu automatycznie powstaną faktura/rachunek oraz ewidencja pracy — sprawdzisz je w odpowiednich modułach panelu.

Moduł Kontrahenci (/dashboard/pracownicy) to punkt startowy w większości pracy. Tu dodajesz, edytujesz i dezaktywujesz osoby objęte rozliczeniami.

Dane kontrahenta obejmują:

• Imię i nazwisko, e-mail, adres
• Dla UoD (PIT-11): PESEL i data urodzenia — data może uzupełnić się z numeru PESEL
• Typ umowy: B2B (faktura) lub UoD (rachunek)
• Dla B2B: faktura z VAT albo zwolnienie z VAT z podstawą prawną (trafia na PDF i do KSeF)
• Stanowisko, kwota miesięczna (brutto/netto), waluta
• Start rozliczeń — data, od której liczą się okresy rozliczeniowe i planowane wypłaty (wybór z listy: dziś do 30 dni do przodu)
• NIP, numer konta bankowego (IBAN)
• Prefiks numeracji dokumentów
• Status aktywny / nieaktywny
• Portal B2B — ikona przy imieniu: brak konta / zaproszenie wysłane / konto aktywne (tylko umowa B2B z adresem e-mail)
• Źródło ewidencji — ikona integracji w tabeli (Jira, Asana, Toggl itd.) po mapowaniu w modalu kontrahenta
• Mapowanie użytkownika integracji w sekcji Ewidencja pracy modalu
• UoD — potrącenia (opcjonalnie): miesięczna kwota odejmowana od wynagrodzenia netto w rachunku; przy kilku wypłatach w okresie rozłożona proporcjonalnie
• UoD — ulga podatkowa (opcjonalnie): Brak, Ulga pojedyncza (−300 zł od zaliczki PIT), Ulga podwójna (−600 zł), ½ ulgi (−150 zł), ⅓ ulgi (−100 zł). Limit miesięczny jest w PLN. Przy wypłatach w obcej walucie rachunek pokazuje kwoty planowe (kurs z dnia przed datą rachunku); ostateczne rozliczenie — kurs NBP i ulga z dnia faktycznej wypłaty przy eksporcie do banku (SEPA) i oznaczeniu jako opłacone. Niewykorzystana część limitu przechodzi na kolejne opłacone wypłaty w tym samym okresie.

Z menu wiersza kontrahenta możesz zakończyć współpracę — wskaż datę końca i (opcjonalnie) kwotę ostatniego okresu rozliczeniowego. Kontrahent staje się nieaktywny, a nowe harmonogramy nie są planowane po tej dacie.

Kontrahenci nieaktywni nie wchodzą w nowe harmonogramy wypłat. Liczba miejsc w abonamencie nie maleje po dezaktywacji — administrator może ją ustawić ręcznie w Płatnościach; przy przekroczeniu limitu planu system automatycznie zwiększa liczbę miejsc. Karta kontrahenta (/dashboard/pracownicy/…) pokazuje dokumenty, umowy, analizę i historię zmian. Zmiana typu umowy UoD → B2B (z e-mailem) uruchamia zaproszenie do portalu; B2B → UoD odłącza konto portalu.

Kalendarz pokazuje zaplanowane terminy i kwoty wypłat dla aktywnych kontrahentów. Planowanie opiera się na okresach rozliczeniowych od daty startu kontrahenta (pole Start rozliczeń w modalu), a nie na kalendarzowych miesiącach.

• System utrzymuje harmonogram na 3 pełne okresy do przodu (np. start 3 VI → wypłaty w okresach do ok. 2 IX)
• W każdym okresie suma wypłat = kwota miesięczna kontrahenta; liczba terminów w okresie wynika z ustawień firmy (2–4)
• Widok miesiąca — kliknij dzień, aby zobaczyć listę wypłat tego dnia (w tym okresy rozliczeniowe nachodzące na dany miesiąc kalendarzowy)
• Widok listy — chronologiczny przegląd wszystkich terminów w wybranym miesiącu kalendarzowym (tabela)
• Widok kart — wypłaty pogrupowane po kontrahencie z sumą miesięczną i kompaktową osią terminów; kliknij punkt na osi, aby zobaczyć szczegóły
• Status Zaplanowana — termin w przyszłości, dokumenty jeszcze nie wygenerowane
• Po wygenerowaniu dokumentów status przechodzi w zrealizowaną / wysłaną wypłatę
• Wypłaty jednorazowe — premie i dodatki poza harmonogramem okresowym (przycisk Wypłata jednorazowa w kalendarzu); po zapisaniu od razu powstają dokumenty. W jednym dniu możesz dodać kilka wypłat jednorazowych dla tego samego kontrahenta

W dniu terminu wypłaty system automatycznie tworzy fakturę (B2B) lub rachunek (UoD) oraz ewidencję pracy; dla UoD dodatkowo protokół odbioru. Przed datą startu rozliczeń w kalendarzu nie ma zaplanowanych wypłat. Szczegóły dokumentów — w modułach Faktury i Ewidencja pracy.

Ewidencja to dokument PDF z dziennym zestawieniem czynności i godzin. Powstaje automatycznie razem z fakturą lub rachunkiem dla danego terminu wypłaty — także przy wypłacie jednorazowej (od razu po zapisie).

• Treść (zadania, godziny, kod projektu) wynika z ustawień kontrahenta, stanowiska oraz okresu rozliczeniowego przypisanego do danego terminu wypłaty (od daty startu kontrahenta, nie od 1. dnia miesiąca kalendarzowego)
• Przy mapowaniu integracji (Jira, Asana, Toggl, Teamwork, Trello, ClickUp) dane pochodzą z wybranego narzędzia; bez mapowania — ewidencja syntetyczna
• Dla UoD równolegle powstaje protokół odbioru dzieła (lista faktur/rachunków i kalendarz) — ewidencja i tak jest w tym module
• Filtruj po miesiącu i kontrahencie, podglądaj PDF, pobieraj pojedynczo lub paczką ZIP
• Możesz oznaczać dokumenty jako pobrane

Moduł gromadzi wygenerowane faktury (B2B) i rachunki (UoD). Typ dokumentu wynika z umowy kontrahenta.

• Numeracja, kwota i waluta pochodzą z danych kontrahenta oraz reguł organizacji (liczba terminów wypłat w okresie rozliczeniowym 2–4, podział kwoty miesięcznej między terminy)
• Dokument z harmonogramu powstaje w dniu terminu wypłaty. Wypłata jednorazowa (kalendarz) tworzy PDF od razu po zapisie
• Faktura B2B: z VAT albo zwolnienie — tryb i podstawę prawną ustawiasz przy kontrahencie; treść trafia na PDF i do KSeF
• Filtruj po miesiącu i kontrahencie, wyszukuj po nazwie lub numerze
• Podgląd PDF, pobieranie pojedyncze lub ZIP zaznaczonych dokumentów
• Dla UoD przy każdej wypłacie generowany jest też protokół odbioru dzieła (osobny PDF z listy faktur/rachunków lub z kalendarza)

W menu Umowy są cztery moduły: Szablony, Generator, Podpisy i Analiza umów. Nie ma osobnej listy „archiwum umów” — adres /dashboard/umowy otwiera analizę.

Podpisane (lub wgrane) PDF-y kontrahenta znajdziesz:

• w Analizie umów — tu wgrywasz istniejący PDF (do 15 MB), przypisujesz kontrahenta i daty, uruchamiasz ocenę ryzyka PIP
• po zakończonym obiegu Podpisów — podpisany plik trafia do tej samej biblioteki
• w karcie kontrahenta (lista umów) oraz w module Archiwum (razem z fakturami i ewidencją)
• przez API (read:signed-contracts)

Moduł Szablony (/dashboard/umowy/szablony) pozwala zapisywać domyślne ustawienia umów (przedmiot, terminy płatności, NDA, cesja praw autorskich, miejsce pracy, podwykonawstwo) i uruchamiać z nich generator.

• Szablony wbudowane Contrata oraz własne szablony organizacji
• Uruchomienie generatora z wybranego szablonu i opcjonalnym kontrahentem
• Dostępne w planie Enterprise (oraz w aktywnym okresie próbnym)

Generator (/dashboard/umowy/generator) prowadzi przez kreator: dane stron, przedmiot, wynagrodzenie i klauzule. Wynikiem jest PDF, który możesz pobrać lub przekazać dalej do Podpisów.

• Prefill z danych organizacji i wybranego kontrahenta
• Start ze szablonu (?templateId=…)
• Moduł w panelu — plan Enterprise (oraz trial)

Moduł Podpisy (/dashboard/umowy/podpisy) obsługuje obieg podpisu elektronicznego (AES): tworzenie koperty z PDF, kolejność podpisujących, rozmieszczenie pól na stronach, wysyłkę e-mail z linkiem publicznym (/podpis/…), przypomnienia oraz certyfikat po zakończeniu.

1. 1

   Utwórz kopertę

   Prześlij PDF (upload, generator lub dokument z ewidencji/faktur) i dodaj podpisujących z adresami e-mail.

2. 2

   Rozmieść pola

   Na podglądzie PDF ustaw pola: podpis, inicjały, data, imię i nazwisko, e-mail lub tekst — osobno dla każdego podpisującego.

3. 3

   Wyślij i śledź status

   System wysyła prośbę do aktualnego podpisującego w kolejce (e-mail i publiczna strona podpisu w języku PL lub EN — wybór przy kopercie). Po zakończeniu obiegu wszyscy otrzymują podpisany PDF i certyfikat.

Wysyłka i zarządzanie podpisami — plan Enterprise (oraz aktywny okres próbny).

Moduł Analiza umów (/dashboard/umowy/analiza) to też biblioteka umów PDF. Wgrywasz plik, łączysz go z kontrahentem i (opcjonalnie) datami obowiązywania, a następnie uruchamiasz analizę klauzul (LLM): sformułowania zwiększające ryzyko uznania stosunku pracy, priorytety alertów, porównanie z danymi kontrahenta i ewidencją.

• Dostępna we wszystkich planach przy aktywnej subskrypcji (także przy zaległej płatności) lub w okresie próbnym — nie po wygaśnięciu trialu bez planu
• Wyniki agregowane także w module Ryzyko PIP i na liście kontrahentów
• Analiza dotyczy wgranej lub podpisanej umowy — możesz oznaczyć, która jest aktualna
• Limit pliku: PDF do 15 MB

Archiwum (/dashboard/archiwum, grupa Dokumenty) zbiera w jednym widoku historyczne faktury, rachunki, ewidencje, protokoły odbioru oraz wgrane / podpisane umowy. Filtrujesz po typie, miesiącu i kontrahencie, podglądasz PDF i pobierasz zaznaczone pliki (także ZIP) — bez przechodzenia przez bieżące widoki operacyjne.

Moduł Ryzyko PIP pokazuje m.in. aktywnych kontrahentów bez aktualnej umowy oraz rachunki UoD bez protokołu odbioru. Przy aktywnej subskrypcji (lub w okresie próbnym) agreguje też wyniki analizy klauzul z modułu Analiza umów.

Moduł Kontrola PIP pomaga przygotować zestaw materiałów wymaganych podczas kontroli PIP: manifesty dokumentów, ewidencje, umowy i powiązane pliki dla wybranych kontrahentów i okresów.

Moduł PIT-11 agreguje rachunki UoD za wybrany rok (przychód, KUP 50%, dochód, zaliczki) w podziale na miesiące. Lista kontrahentów UoD prowadzi do arkusza miesięcznego — tam pobierasz CSV do zewnętrznego programu PIT. Contrata nie wysyła deklaracji do urzędu skarbowego (e-Deklaracje / bramka ministerstwa).

Przy wypłatach w obcej walucie Contrata zbiera wynagrodzenie netto (sprzed ulgi) z rachunków miesiąca — każdy po kursie NBP z dnia poprzedzającego wypłatę — i raz na koniec miesiąca odtwarza brutto PLN do PIT. Ulga podatkowa zmniejsza tylko zaliczkę.

• Dla miesięcy bez rachunków możesz wpisać kwoty ręcznie (zapisują się automatycznie)
• Do kompletności arkusza: PESEL i data urodzenia kontrahenta oraz u płatnika NIP i kod urzędu skarbowego (Ustawienia → Firma)
• Lata podatkowe od 2022

Zakładka Ustawienia ma układ pionowych kart:

Subskrypcja Contrata jest rozliczana przez Stripe. Administrator wybiera plan i interwał (miesięczny / roczny). Cena jest za aktywnego kontrahenta (miejsce): Team 19 zł, Business 29 zł, Enterprise 39 zł netto / mc; przy rozliczeniu rocznym płacisz za 10 miesięcy (2 miesiące w cenie).

Limit miejsc wynika z planu: Team do 10, Business 11–100, Enterprise 100 i więcej. Okres próbny trwa 30 dni i daje uprawnienia jak Enterprise.

Macierz funkcji (skrót):

• Wszystkie plany — faktury/rachunki/ewidencja, kalendarz wypłat, eksport i archiwum PIP, import CSV, zespół, analiza ryzyka PIP w umowach
• Business i Enterprise — wyłączenie brandingu Contrata na PDF
• Enterprise — szablony umów, generator umów, wysyłka e-podpisów, PIT-11 (UoD)

• Status subskrypcji i szacowany abonament — w Ustawienia → Płatności
• Checkout Stripe zbiera adres rozliczeniowy i NIP (tax ID); VAT dolicza Stripe Tax zgodnie z danymi firmy
• Portal klienta Stripe (faktury abonamentu, metoda płatności) — tylko administrator
• Liczba płatnych miejsc może być wyższa niż liczba aktywnych kontrahentów; dezaktywacja osoby nie zmniejsza abonamentu automatycznie
• Okres próbny — uprawnienia jak w planie Enterprise do momentu aktywacji płatnego planu
• Po anulowaniu subskrypcji lub zakończeniu trialu bez płatnego planu dane organizacji są automatycznie usuwane po 30 dniach (szczegóły w sekcji RODO)
• Przy problemach z płatnością skontaktuj się z administratorem organizacji

W Profilu każdy użytkownik może włączyć 2FA przez SMS(Firebase). Wymagany jest potwierdzony e-mail oraz skonfigurowane SMS MFA w projekcie Firebase.

Administrator w Ustawienia → Bezpieczeństwo ustawia politykę organizacji:

• Opcjonalne — każdy decyduje sam
• Wymagane dla wszystkich — brak 2FA blokuje dostęp do panelu (Profil pozostaje dostępny)

Przy logowaniu hasłem lub Google, jeśli konto ma 2FA, po pierwszym składniku pojawia się krok z kodem SMS. Status 2FA członków widoczny jest na liście zespołu (administrator).

Integracje konfigurujesz w Ustawienia → Integracje (administrator lub manager). Mapowanie kontrahenta → użytkownik narzędzia w modalu kontrahenta, sekcja Ewidencja pracy. Każdy kontrahent ma jedno źródło danych. Odłączenie integracji czyści mapowania.

Portal działa pod adresem kontrahenci.contrata.pl (osobne konto użytkownika — nie loguj się tam kontem organizacji). Dotyczy wyłącznie kontrahentów z umową B2B i adresem e-mail.

1. 1

   Zaproszenie (perspektywa organizacji)

   • Dodaj kontrahenta B2B z poprawnym e-mailem — po zapisie system wysyła zaproszenie (link ważny 30 dni)
   • W liście kontrahentów ikona przy imieniu: brak konta / oczekujące / aktywne
   • Możesz ponownie wysłać zaproszenie lub odłączyć konto z modułu kontrahentów
   • Przeterminowany link przy otwarciu automatycznie wysyła nowe zaproszenie
2. 2

   Aktywacja konta (perspektywa kontrahenta)

   • Kliknij link z e-maila → ustaw hasło na stronie akceptacji zaproszenia
   • Zaloguj się na portalu (e-mail + hasło lub Google, jeśli dostępne)
   • Jeśli masz już konto kontrahenta u innego pracodawcy, ten sam login może obsłużyć wiele organizacji
3. 3

   Co kontrahent widzi w portalu

   • Faktury — lista i pobieranie PDF faktur B2B
   • Ewidencja pracy — PDF ewidencji za okresy wypłat
   • Kalendarz wypłat — zaplanowane terminy i kwoty
   • KSeF — podłączenie tokenu i wysyłka faktur (osobna sekcja poniżej)
   • Profil — zmiana hasła i danych konta
4. 4

   E-maile automatyczne

   • Zaproszenie do portalu (nowe konto)
   • Powiadomienie o dołączeniu do organizacji (istniejące konto)
   • Po wygenerowaniu wypłaty: linki do PDF faktury/rachunku i ewidencji + link do portalu

Integracja KSeF jest dostępna wyłącznie w portalu kontrahenta (kontrahenci.contrata.pl). Organizacja nie konfiguruje KSeF w swoim panelu — kontrahent B2B podłącza własny token MCU i wysyła faktury wygenerowane przez Contrata.

1. 1

   Wygeneruj token w MCU

   Zaloguj się w KSeF — produkcja: ap.ksef.mf.gov.pl, test: ap-test.ksef.mf.gov.pl (token TE: „Uwierzytelnienie testowe”) — → Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) → sekcja KSeF → zakładka Tokeny → Generuj token → przy tworzeniu wybierz uprawnienie Wystawianie faktur dla NIP, którym wystawiasz faktury B2B.

2. 2

   Podłącz w portalu Contrata

   • Portal → KSeF
   • Podaj NIP (10 cyfr), wklej token, wybierz środowisko test, demo lub prod
   • Token jest przechowywany zaszyfrowany — po zapisie nie jest ponownie wyświetlany
3. 3

   Wyślij fakturę

   • Portal → Faktury → przy fakturze bez numeru KSeF użyj akcji wysyłki
   • Po sukcesie faktura otrzymuje numer KSeF; w PDF może pojawić się kod QR
   • Token działa tylko w wybranym środowisku (test / demo / prod)
   • Jeśli faktura nie trafi do KSeF, kontrahent (i e-mail z panelu, gdy włączony) dostaje przypomnienia po 1 i 3 dniach

Administrator zarządza danymi organizacji w Ustawienia → Konto. Sekcja Usuwanie danych (RODO) dotyczy wszystkich danych: kontrahentów, PDF, integracji, kluczy API i ustawień.

Contrata udostępnia API v1 pod adresem /api/v1/…. Endpointy wymagają klucza API z odpowiednim zakresem uprawnień. Klucze tworzy administrator w Ustawienia → API (maksymalnie 10 kluczy na organizację).

Dostępne zakresy (scopes):

• read:organization
• read:employees
• read:schedules
• read:documents
• read:signed-contracts
• write:payouts
• manage:webhooks

Każde żądanie do API v1 musi zawierać nagłówek Authorization z tokenem Bearer:

Authorization: Bearer ctr_live_xxxxxxxxxxxxxxxx

Odpowiedzi błędów:

• 401 — brak lub nieprawidłowy klucz
• 403 — klucz nie ma wymaganego scope
• 404 — zasób nie istnieje
• 400 — nieprawidłowe parametry żądania

Typy dokumentów (type): faktura, rachunek, ewidencja, protokol_odbioru (tylko UoD). Daty w formacie YYYY-MM-DD. payouts/materialize przyjmuje date albo dueDate; subskrypcja webhooka — targetUrl albo hookUrl.

Webhooki pozwalają otrzymywać powiadomienia HTTP o zdarzeniach w organizacji. Subskrypcja wymaga scope manage:webhooks. Maksymalnie 20 aktywnych webhooków na organizację.

Obsługiwane zdarzenia:

• document.created — utworzono nowy dokument PDF
• payout.generated — wygenerowano dokumenty wypłaty

Subskrypcja:

POST /api/v1/webhooks/subscribeAuthorization: Bearer ctr_live_…Content-Type: application/json{  "targetUrl": "https://hooks.example.com/contrata",  "events": ["payout.generated", "document.created"]}→ { "id": "hookId", "secret": "hex-secret" }

Payload wysyłany jest metodą POST na targetUrl. Nagłówki: X-Contrata-Event (nazwa zdarzenia) oraz X-Contrata-Signature — HMAC-SHA256 treści body (hex) z sekretem webhooka. Porównaj podpis, aby zweryfikować autentyczność.

1. Pobierz listę aktywnych kontrahentów

curl -s -H "Authorization: Bearer $CONTRATA_API_KEY" \  "https://app.contrata.pl/api/v1/employees"

2. Harmonogram wypłat za maj 2026

curl -s -H "Authorization: Bearer $CONTRATA_API_KEY" \  "https://app.contrata.pl/api/v1/schedules?year=2026&month=5"

3. Wygeneruj dokumenty wypłaty w danym terminie

curl -s -X POST \  -H "Authorization: Bearer $CONTRATA_API_KEY" \  -H "Content-Type: application/json" \  -d '{"employeeId":"abc123","date":"2026-05-15"}' \  "https://app.contrata.pl/api/v1/payouts/materialize"→ { "scheduleId": "…", "documentIds": ["…"], "skipped": false }

4. Pobierz faktury kontrahenta

curl -s -H "Authorization: Bearer $CONTRATA_API_KEY" \  "https://app.contrata.pl/api/v1/documents?employeeId=abc123&type=faktura&limit=50"

Formularz jest dostępny wyłącznie dla zalogowanych użytkowników Contrata. Po wysłaniu zgłoszenia otrzymasz potwierdzenie na swój adres e-mail, a zespół wsparcia odpowie w tej samej wątku korespondencji.